Intră în aproape orice loc de muncă și logica investițiilor devine imediat evidentă.
Birourile sunt ergonomice.
Stațiile de lucru sunt organizate pentru eficiență.
Sălile de clasă sunt orientate către tablă.
Zona de producție este optimizată până la ultimul metru.
Acestea sunt spațiile în care se desfășoară activitatea propriu-zisă a organizației și, în consecință, sunt măsurate, bugetate și reproiectate ori de câte ori performanța scade.
În schimb, alte spații primesc rareori aceeași atenție în procesul de proiectare a spațiului de lucru (workplace design), deși influența lor asupra performanței organizației este considerabilă.
Sala de ședințe rezervată continuu. Coridorul unde doi colegi se opresc câteva minute pentru a încheia o conversație începută mai devreme. Zona de cafea care devine, fără intenție, locul în care un proiect își găsește în sfârșit direcția.
În aceste spații nu se produce nimic, cel puțin nu în sensul în care ar recunoaște un raport de performanță. Tocmai de aceea sunt tratate ca spații secundare: sunt configurate după ce „spațiile importante” au fost deja planificate și sunt primele reduse atunci când bugetele devin mai restrictive.
Este o abordare ușor de înțeles. Dar este, din ce în ce mai mult, o abordare greșită.
Workplace Design și adevăratul blocaj al organizațiilor
Astăzi, organizațiile nu mai concurează în primul rând prin eficiența cu care o persoană execută o sarcină la propriul birou.
Această problemă a fost rezolvată, în mare parte, cu zeci de ani în urmă. Provocarea reală este alta: cât de repede circulă informația între oameni, cât de rapid ajunge o decizie blocată la persoana care o poate debloca și cât de devreme este observată o problemă minoră înainte să devină una costisitoare.
Nimic din toate acestea nu se întâmplă într-un singur post de lucru.
Se întâmplă în spațiile dintre ele.
Cercetările realizate la MIT de Thomas J. Allen au demonstrat acest lucru cu mult înainte ca birourile open space să devină populare. Allen a observat că probabilitatea ca doi colegi să comunice frecvent scade dramatic odată ce distanța dintre ei depășește aproximativ 30 de metri, indiferent cât de strâns legată este activitatea lor.
Scăderea nu este nici măcar graduală. Este abruptă. Cu alte cuvinte, proximitatea nu stimulează colaborarea în mod progresiv.
Există un prag. Odată depășit, interacțiunile spontane aproape dispar, iar odată cu ele dispar și conversațiile scurte care identifică probleme din timp sau permit ideilor încă neconturate să circule înainte de a deveni soluții mature.
Acest lucru este mai important decât pare la prima vedere, deoarece majoritatea organizațiilor funcționează mult mai puțin după organigramă decât își imaginează.
Cercetările privind rețelele organizaționale, conduse de Rob Cross și colaboratorii săi, arată constant că rețelele informale dintre angajați, adică cine comunică efectiv cu cine în activitatea de zi cu zi, prezic performanța și capacitatea de inovare mai bine decât liniile formale de raportare dintr-o organigramă.
Cei care deblochează decizii, transmit cunoștințe și mențin echipele conectate nu sunt întotdeauna cei aflați în vârful ierarhiei.
De cele mai multe ori, sunt oamenii aflați la intersecția mai multor rețele informale. Iar aceste rețele se construiesc, se consolidează și, uneori, se destramă exact în spațiile pe care organizațiile le tratează ca pe niște metri pătrați rămași la finalul proiectului.
De ce workplace design ar trebui să prioritizeze spațiile informale
Există însă un al doilea nivel al acestei discuții, dincolo de proximitate. Chiar și atunci când oamenii sunt suficient de aproape pentru a comunica, nu înseamnă că vor spune ceea ce știu.
Cercetările lui Amy Edmondson despre siguranța psihologică arată că oamenii evită să ridice întrebări, preocupări sau semnale de avertizare atunci când nu simt că pot face acest lucru fără consecințe, indiferent cât de competentă sau bine intenționată este echipa.
Sălile de ședință, organizate în jurul agendelor și ierarhiilor, nu sunt întotdeauna locul în care această siguranță se construiește cel mai ușor. Spațiile informale, unde conversația nu are nevoie de o invitație în calendar pentru a exista, sunt adesea mult mai potrivite.
Din această perspectivă, denumirea de „spațiu suport” subestimează complet rolul acestor zone.
O zonă de relaxare este adesea singurul loc din clădire unde un dezacord poate fi discutat înainte să se transforme într-o decizie pe care nimeni nu își mai dorește să o reanalizeze. Un spațiu de tip touchdown, amplasat strategic, poate transforma o conversație de cinci minute într-o alternativă la o ședință programată peste trei zile, moment în care oportunitatea de a acționa poate fi deja pierdută.
Datele despre experiența angajaților confirmă aceeași idee dintr-o altă perspectivă.
Cercetările Leesman, realizate pe baze extinse de date din organizații din întreaga lume, arată constant că angajații consideră spațiile dedicate colaborării și socializării ca având un impact disproporționat asupra eficienței întregului mediu de lucru, uneori chiar mai mare decât propriul post de lucru.
Și cercetările globale realizate de Gensler ajung la o concluzie similară: organizațiile în care angajații apreciază spațiul ca susținând atât concentrarea, cât și colaborarea obțin rezultate de business semnificativ mai bune decât cele care optimizează doar una dintre cele două dimensiuni. La aceeași concluzie ajung și studiile Steelcase privind colaborarea informală, care arată că o parte importantă dintre interacțiunile valoroase dintr-o organizație are loc în afara ședințelor programate, în spații care nici măcar nu au fost proiectate inițial pentru acest scop.
Pentru arhitecți și specialiști în workplace design, acest lucru schimbă fundamental rolul proiectării. Obiectivul nu mai este doar distribuirea eficientă a suprafețelor.
Un coridor dintr-un spital, unde doi medici discută rapid un caz, funcționează după același principiu ca o sală de proiect în care doi ingineri redesenează o specificație pe tablă sau ca o cancelarie unde un profesor discută despre un elev înainte ca situația să necesite o intervenție formală.
Mecanismul este identic. Proximitatea facilitează contactul. Siguranța psihologică încurajează sinceritatea. Iar spațiul fie susține aceste procese, fie le împiedică discret.
Workplace design pentru spațiile care nu apar în organigramă
Implicația practică nu este că organizațiile trebuie să construiască mai multe spații suport sau să le mărească suprafața.
Înseamnă că proiectele de workplace design ar trebui să înceapă cu un alt set de întrebări. Ce echipe ar trebui să se întâlnească informal mai des și cât de departe sunt amplasate în prezent?
Unde se blochează cel mai des deciziile și există în apropiere un spațiu în care oamenii potriviți le-ar putea rezolva în câteva minute, nu în câteva zile?
Sunt spațiile informale amplasate de-a lungul traseelor naturale de circulație sau sunt ascunse în colțuri prin care aproape nimeni nu trece?
Răspunsurile la aceste întrebări nu necesită, de cele mai multe ori, mai mulți metri pătrați. Ele presupun tratarea coridoarelor, zonelor de relaxare și punctelor de întâlnire informale ca parte din infrastructura prin care organizația ia decizii, nu ca spațiul rămas disponibil după ce „încăperile importante” au fost deja proiectate.
Cel mai eficient workplace design nu optimizează doar locul în care oamenii lucrează. El modelează cu atenție locurile în care oamenii colaborează, schimbă cunoștințe și rezolvă probleme.
Nu știi de unde să începi proiectul tău de amenajare?
Orice proiect de workplace reușit începe cu priorități clare, nu cu planuri de amenajare.
Am pregătit un scurt chestionar care te ajută să îți clarifici obiectivele de business, să înțelegi mai bine nevoile echipei și să stabilești prioritățile care ar trebui să ghideze investiția în spațiul tău de lucru.
Derulează până la finalul acestei pagini și completează chestionarul.
Share: