Un spațiu de lucru bine proiectat ar trebui să se integreze atât de natural în activitatea de zi cu zi, încât aproape să dispară în fundal. Totuși, dacă intri astăzi într-un birou, vei vedea oameni purtând căști care nici măcar nu redau muzică.
Vei vedea pe cineva luându-și laptopul și mutându-se la un alt birou pentru a treia oară înainte de prânz. Pe altcineva retrăgându-se pe casa scării pentru a da un telefon. O sală de ședințe rezervată de o singură persoană, singură, cu ușa închisă și laptopul deschis.
Și tot mai mulți oameni care ar putea lucra de la birou aleg, în schimb, să lucreze de acasă, pentru că acolo reușesc să aibă, în sfârșit, o oră de lucru fără întreruperi.
Nimic din toate acestea nu era normal odinioară. Acum abia dacă mai atrage atenția cuiva.
Poate că acestea nu sunt doar obiceiuri ale angajaților.
Poate că sunt simptomele unui spațiu de lucru care nu mai susține modul în care oamenii lucrează în realitate.
De ce designul workplace înseamnă mai mult decât open space sau birouri închise
Ar fi ușor să privești lista de mai sus și să ajungi la concluzia că soluția este evidentă: mai multe birouri private, mai puține spații deschise, înapoi la pereți și uși.
Aceasta este concluzia greșită.
Un spațiu de lucru poate fi foarte bine proiectat, plin de lumină naturală, cu multă vegetație și o organizare atent gândită, și totuși să nu reușească să facă lucrul pentru care există, de fapt: să-i ajute pe oameni să își facă bine treaba.
Faptul că un spațiu este deschis sau închis contează mai puțin decât presupunem.
Ceea ce contează cu adevărat este dacă designul workplace oferă suficientă libertate de alegere, intimitate, control acustic, spații pentru concentrare, spații pentru colaborare și flexibilitate pentru diferitele tipuri de activități pe care oamenii trebuie să le desfășoare într-o singură zi.
Concentrarea și colaborarea nu sunt aceeași activitate și nu funcționează bine în aceleași condiții. Un spațiu de lucru care le tratează ca fiind interschimbabile va părea întotdeauna puțin nepotrivit celor care îl folosesc, chiar dacă nimeni nu poate spune exact de ce.
Această nepotrivire se vede în comportamente mici, cu mult înainte ca cineva să o numească o problemă de design.
Iată șapte semne la care merită să fii atent.
1. Oamenii caută mereu un alt loc în care să lucreze
Cineva se mută de la biroul său într-o cabină. Apoi pe un alt etaj. Apoi acasă, pentru „o zi de concentrare”. Pentru că încearcă fiecare opțiune disponibilă până găsește un loc în care poate, de fapt, să lucreze.
Cercetarea Gensler din 2025 a arătat ceva important aici: angajații care au mai multă libertate în alegerea locului și modului în care lucrează sunt mult mai predispuși să spună. Că spațiul lor de lucru le susține productivitatea, atât individual, cât și la nivel de echipă. Alegerea pare mai puțin un beneficiu și mai mult o necesitate.
Când oamenii se mută constant, nu înseamnă că sunt neliniștiți sau incapabili să stea pe loc. Fac exact ceea ce ar trebui să facă un spațiu de lucru bine proiectat: aleg mediul potrivit pentru activitatea pe care o au de făcut.
2. Concentrarea a devenit o negociere
Căștile puse. Statusul setat pe „nu deranjați”. O sală de ședințe rezervată pentru o singură persoană, doar pentru a putea termina un document fără întreruperi.
Nimic din toate acestea nu ar fi trebuit să necesite negociere. Odinioară, acestea erau condițiile implicite ale unui birou.
Gensler’s 2026 Global Workplace Survey, care a analizat răspunsurile a 16.459 de angajați cu normă întreagă din 16 țări, a arătat că doi dintre cei trei angajați au ajuns să își „hackuiască” spațiul de lucru pentru a compensa ceea ce acesta nu le oferea.
Un studiu publicat în PLOS ONE a evidențiat, de asemenea, legătura dintre nevoia de intimitate și satisfacția față de spațiul de lucru precum și capacitatea oamenilor de a se concentra. Nu este vorba despre faptul că oamenii ar fi prea pretențioși.
Concentrarea a devenit o condiție pe care angajații trebuie să o construiască singuri în timpul zilei, în loc să fie ceva ce spațiul de lucru le oferă în mod firesc.
Când pentru a avea o oră de liniște este nevoie de un plan, de o rezervare sau de o pereche de căști care să transmită un semnal social, spațiul îi cere angajatului să compenseze pentru ceva ce nu oferă singur.
3. Colaborarea se întâmplă peste tot, mai puțin în spațiile proiectate pentru ea
Privește unde are loc, de fapt, colaborarea într-un birou. Rareori în încăperea construită special pentru asta. Mai degrabă în jurul biroului cuiva, în bucătărie, pe hol, stând în picioare în jurul unui singur laptop.
Sălile de ședințe sunt rezervate, dar goale, sau sunt goale și imposibil de rezervat, sau au dimensiunea potrivită pentru numărul greșit de oameni. Cercetările Gensler indică în mod repetat aceleași două surse ale frustrării la locul de muncă: lipsa spațiilor suficiente pentru întâlniri și prea mult zgomot acolo unde aceste spații există.
Faptul că oamenii evită anumite spații nu ține neapărat de preferințe. De cele mai multe ori, este vorba despre fricțiune: să rezervi o sală, să mergi până la etajul potrivit sau să descoperi că spațiul nu se potrivește, de fapt, cu ceea ce trebuie făcut în acel moment.
Așa că oamenii colaborează acolo unde este cel mai ușor, indiferent de ceea ce a fost proiectat să facă acel spațiu și indiferent pe cine mai poate deranja.
4. Oamenii vin la birou, dar spațiul de lucru nu îi ajută neapărat să performeze
Prezența și performanța au devenit treptat două lucruri diferite, iar majoritatea birourilor continuă să măsoare doar primul.
Poți avea o ocupare de 80% și, în același timp, oameni care se chinuie să se concentreze, poartă conversații pe holuri, pierd 20 de minute căutând o sală de ședințe sau traversează întregul etaj pentru a găsi un loc liniștit.
Gradul de ocupare îți spune câți oameni sunt acolo.
Nu îți spune dacă spațiul îi ajută să lucreze.
5. Echipele și-au creat propriile reguli nescrise
Orice birou care funcționează de ceva timp își dezvoltă un fel de folclor pe care nimeni nu l-a scris vreodată. Biroul de lângă fereastră este rezervat, neoficial, celui care ajunge primul. Colțul acela este locul unde dai telefoane. Joi după-amiaza este, printr-un acord tacit, momentul în care nimeni nu se așteaptă la un răspuns rapid.
Aceste reguli apar pentru că designul formal a lăsat anumite goluri, iar oamenii sunt suficient de inventivi încât să le umple fără să aștepte permisiunea. Potrivit sondajului Gensler 2026, unul din patru angajați și-a creat propriile soluții pentru probleme legate de ergonomie, temperatură sau intimitate vizuală, peste regulile sociale informale pe care și le-a creat deja echipa.
La prima vedere, nimic din toate acestea nu pare o disfuncționalitate. Dar fiecare regulă nescrisă este, de fapt, un răspuns mic și foarte specific la o întrebare la care spațiul însuși nu a răspuns.
6. Angajații se adaptează constant spațiului
Își orientează ecranul astfel încât să nu fie vizibil din zona de circulație. Aduc o lampă de birou pentru că lumina de sus este prea puternică sau prea slabă. Țin un hanorac la birou pentru colțul acela al spațiului în care este mereu frig. Aleg un loc în funcție de cine ar putea trece pe lângă ei, nu în funcție de activitatea pe care trebuie să o desfășoare.
Fiecare ajustare pare mică, luată separat. Împreună, ele ajung să formeze o a doua activitate, invizibilă: gestionarea mediului în locul simplului fapt de a lucra în el.
Un spațiu de lucru bine adaptat oamenilor nu ar trebui să necesite o asemenea microadaptare constantă din partea celor care îl folosesc. Când adaptarea devine rutină, spațiul încetează să mai fie un simplu fundal neutru. Începe să consume activ atenția care ar trebui să fie dedicată muncii propriu-zise.
7. Nimeni nu mai poate explica foarte clar pentru ce există, de fapt, biroul
Întreabă cinci oameni din aceeași echipă de ce vin la birou și există șanse mari să primești cinci răspunsuri diferite. Pentru cultură organizațională. Pentru întâlniri. Pentru o schimbare de peisaj. Pentru că managerul se așteaptă la asta. Pentru că lucrul de acasă a devenit prea solitar.
Niciunul dintre aceste răspunsuri nu este greșit. Dar un spațiu de lucru fără un scop comun, clar înțeles, este fie un spațiu pe care nimeni nu l-a proiectat cu adevărat pentru un anumit scop, fie unul al cărui scop s-a schimbat fără ca spațiul să țină pasul.
Această ruptură poate avea rădăcini mai adânci decât ne imaginăm. Cercetările Gensler au arătat că doar o minoritate dintre angajații care au trecut recent printr-un proces de redesign al locului de muncă au simțit că au fost implicați cu adevărat în acel proces.
Când oamenii nu participă la definirea rolului pe care îl va avea un spațiu, nu este surprinzător că, ulterior, nu pot explica foarte clar pentru ce este acesta.
Ce înseamnă aceste semne pentru designul spațiului de lucru?
Nimic din toate acestea nu înseamnă că biroul are nevoie de o renovare completă. Uneori da. De cele mai multe ori, însă, soluția este mai precisă: o zonare mai bună, o intervenție acustică într-o anumită zonă, încă două spații pentru concentrare, o strategie mai inteligentă pentru sălile de ședințe sau, pur și simplu, o imagine mai clară asupra modului în care este folosit spațiul în realitate, comparativ cu modul în care a fost gândit inițial.
Am văzut cum aceeași problemă poate duce la soluții foarte diferite în proiectele noastre workplace, de la intervenții pe un singur etaj până la relocări complete.
Aceste șapte semne funcționează cel mai bine ca instrumente de diagnostic. Citește-le înainte să te gândești la demolare, nu după.
Un spațiu de lucru nu devine depășit pentru că mobilierul este vechi.
Devine depășit atunci când modul în care oamenii lucrează s-a schimbat, iar spațiul nu a ținut pasul.
Înainte de a schimba un spațiu, merită să înțelegi ce îi determină deja pe oameni să facă. Căștile, mutatul de la un birou la altul, telefoanele date pe casa scării, regulile nescrise. Nu sunt reclamații. Sunt date generate deja în fiecare zi de oamenii care folosesc biroul chiar acum.
Merită să te întrebi, înainte de orice altceva: designul actual al spațiului vostru de lucru mai susține concentrarea, colaborarea și motivele reale pentru care oamenii vin la birou? Uneori, cel mai clar răspuns este deja vizibil în felul în care oamenii încearcă să lucreze în jurul lui.
Mai funcționează spațiul vostru de lucru pentru echipă?
Dacă ai recunoscut câteva dintre aceste semne, completează chestionarul nostru scurt.
Te va ajuta să identifici zonele în care spațiul de lucru poate crea fricțiuni și ce merită analizat înainte să investești în schimbarea lui.
Derulează până la finalul acestei pagini și completează chestionarul.
Share: